🔐 Wer hat wann welches Dokument gesehen, geändert oder gelöscht? (Letzteres ist im Original meist gar nicht erlaubt – nur Sperrvermerke sind zulässig.) Ein detailliertes Audit-Log ist Pflicht. Typische Fehler, die Prüfer sofort sehen: ❌ Scannen ohne OCR (nicht durchsuchbar) ❌ Speicherung auf externen Festplatten ohne Verschlüsselung ❌ Kein Notfallkonzept bei Systemausfall ❌ Fehlende Aussonderungsregeln (Aufbewahrungsfristen 6/10 Jahre) Fazit: Revisionssicherheit ist kein Produkt, sondern ein Prozess . Selbst die teuerste DMS-Software hilft nichts, wenn die internen Abläufe nicht sauber definiert und kontrolliert werden.
🔍 Revisionssicher bedeutet auch: Jeder Beleg muss innerhalb kurzer Zeit (max. 2–3 Minuten) auffindbar sein. Das gelingt nur mit strukturierten Metadaten (z. B. Datum, Betrag, Geschäftspartner, Belegart). 🔐 Wer hat wann welches Dokument gesehen, geändert
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